[Frage 1] Wie definiert sich der Bedarf?

Aktuelle Umfragen verdeutlichen das Bestreben von Unternehmen, digitales Lernen einzusetzen. Mehr als 66% der befragten deutschen Großunternehmen zählen sich bereits zu E-Learning-Anwendern, weitere 22% planen dies für die kommenden drei Jahre.* Mittelständische Unternehmen ziehen hier nach. Denn viele Mittelständler arbeiten international und haben nun die Möglichkeit, mit E-Learning Trainings auch international auszurollen.

Die steigende Nachfrage sorgt auch für ein großes Angebot an Produkten und Lösungsanbietern im Softwarebereich. Bevor Sie sich auf die E-Learning-Anbieter konzentrieren, ist es jedoch wichtig, eine Bedarfsanalyse Ihres Unternehmens zu erstellen. Skizzieren Sie, welche Weichen für die Einführung des E-Learning-Systems in Ihrem Unternehmen gestellt werden.

Argumente für E-Learning

Zunächst geht es darum zu klären, was genau soll mit der Einführung von E-Learning erreicht werden? Einige Argumente sind

• Kostensenkung
• mehr Flexibilität im Angebot der Seminare
• Eingehen auf veränderte Bedürfnisse der Mitarbeiterschaft, z.B. mehr mobiles Lernen
• Erweiterung der Zielgruppe z.B. International
• Erhöhung der Kompetenzen in der Mitarbeiterschaft zur Sicherung des Unternehmenserfolgs
• Marketing und Kundenbindung

Einbettung in vorhandene Lernszenarien

Dann geht es um das eigentliche Lernangebot. Beantworten Sie dabei mindestens die folgenden Fragen:

• Lernprozess: Wie werden aktuell Lernprozesse im Unternehmen abgebildet?
• Integration in vorhandene Personalentwicklungsszenarien: Soll E-Learning z.B. mit Talent- oder Kompetenzmanagement kombiniert werden?
• Inhalte: Sollen bestehende Präsenzseminare in Online-Lehrgänge umgesetzt werden? Oder sollen Präsenz- und Online-Lernen zum so genannten Blended Learning kombiniert werden? Werden ganz neue Kurse konzipiert?
• Themen: Welche Themen sollen geschult werden?
• Zielgruppe: Wie sehen die zukünftigen Nutzer/die Zielgruppe der Plattform aus (Kunden, Mitarbeiter, Partner)?
• Bedarf Zielgruppe: Was wünscht sich die Zielgruppe?

Design der Lernplattform

Ein wichtigstes Argument für oder gegen eine Lösung ist häufig das Design: Lässt sich die Lernplattform an das Corporate Design des Unternehmens anpassen? Einige Lernplattformen sind komplett und pixelgenau auf die Optik des Unternehmens anpassbar. Bei anderen Lösungen kann das Logo, die Farben und Schriften eingerichtet werden.

Sobald Sie ausreichende Anhaltspunkte gesammelt haben, sollten Sie in der Lage sein, strategische, operative und technische Aspekte als Wegweiser zur Definition Ihrer Anforderungen zu identifizieren. Erst, wenn die Anforderungen festgelegt sind, können Sie zwischen Anbietern und Systemen vergleichen.

[Frage 2] Welche technischen Anforderungen sind erforderlich?

Was muss ein Lernmanagementsystem leisten? Auf Anwenderseite steht meist der Wunsch nach einer Lernlösung, die bestehendes Lernmaterial in Form von Powerpoint oder als PDF wiedergeben kann. Viele Unternehmen planen vorhandene Webbased Training einzubinden oder Online-Kurse erstellen zu lassen. Außerdem sollten auch Medien wie Videos mit Ton abspielbar sein.

Mobiles Lernen

Der Lerner arbeitet in den Online-Kursen meist auf seinem Büro-Computer. Die meisten Lernplattformen werden über einen modernen Webbrowser abgerufen. Zunehmend beliebter wird mobiles Lernen auf dem Tablet-Computer oder Smartphone. Viele Lernmanagement-Systeme bieten bereits entsprechende Lösungen an oder sind auf mobiles Lernen ausgerichtet.

SCORM

SCORM (Sharable Content Object Reference Model) ist ein amerikanischer Standard, der sich auch in der deutschen E-Learning-Branche durchgesetzt hat. Dieser Standard stellt sicher, dass Online-Kurse in verschiedenen Lernmanagement-Systemen genutzt werden können, d.h. ein SCORM-fähiges System ist flexibler. Sie können z.B. Kurse von der Stange genauso dort einbinden wie individuell für Ihr Unternehmen erstellte Kurse.

SCORM sorgt auch dafür, dass Sie über den Lernfortschritt der Nutzer den Überblick behalten: Hat beispielsweise ein Lerner ein Webbased Training und ein Quiz erfolgreich abgeschlossen, wird das im Lernmanagementsystem vermerkt.

Neben SCORM gibt es auch andere Standards wie z.B. AICC, EML, IMS, ARIADNE. Der Standard xApi, auch TinCan (“Blechdose”) genannt, wird als “das nächste SCORM” gehandelt.

Open Source oder kommerzielle Lösung

Im E-Learning-Softwaremarkt, ähnlich wie in anderen IT-Branchen, unterscheiden sich zwei große Richtungen. Die eine sind Unternehmen, die eine eigene Softwarelösung entwickelt haben. Hier profitiert man meist von einem Know-how bis in den letzten Winkel, bzw. die letzte Programmierzeile und Service, der in der Lage ist, die Software ggfs. genau auf den Bedarf anzupassen.

Die andere Richtung sind Open Source-Lösungen. Hier nutzen Anbieter vorhandene Open Source-Systeme und passen diese auf den Bedarf von Lernmanagement, d.h. sie entwickeln z.B. eigene Erweiterungen. Die bekannteste E-Learning-Lösung ist Moodle, das ursprünglich in Australien entwickelt wurde. In Deutschland sind Lösungen wie Ilias, OpenOlat, Weiterentwicklungen von typo3, drupal, WordPress mit der Erweiterung LearnDash am Markt. Bei Open Source-Lösungen profitieren Sie on einem großen Funktionsumfang und einer gewissen Unabhängigkeit von dem speziellen Anbieter, da die Kernlösung nicht dem Anbieter gehört.

[Frage 3] Welche Funktionalitäten sind entscheidend?

Auf einer Lernplattform können Inhalte meist leicht aktualisiert werden, z.B. für regelmäßige Produktschulungen oder auch für die Schulung neuer Mitarbeiter. Inhalte können mittels verschiedener Medien wie Bilder, Videos oder als Selbsttests erstellt werden. Die wichtigsten Funktionen sind die Teilnehmerverwaltung, Kursverwaltung und die Inhalts, Quiz- und Aufgabenerstellung anhand eines Editors. Zudem sollte eine Überprüfung des Lernfortschritts ermöglicht werden und das Verwalten von Zertifikaten und Statistiken.

Es sollte die Option bestehen, Lernberichte abzurufen. Die Kommunikation der Teilnehmer sollte durch ein Forum oder eine Chatfunktion gewährleistet sein. Außerdem ist die Einbettung in Social Media immer gefragter.

Funktionen einer Lernplattform

Im Überblick: Ein Lernmanagementsystem hilft Ihnen bei der

• Kursverwaltung
• Teilnehmerverwaltung
• Erstellung und Bereitstellung von Inhalten
• Kommunikation mit und zwischen den Nutzern
• Nachverfolgung und
• Berichterstattung und statistischen Auswertung

von online durchgeführten Klassen und E-Learning-Programmen.

Kurserstellung

Auf einer Lernplattform sollen Online-Kurse gezeigt werden. Die meisten LMS bieten dazu Autorenwerkzeuge, so genannte Editoren an. Mit einfachen Editoren lassen sich vorhandene Medien wie z.B. PowerPoint, Pdf, Videos, Bilder, vorhandene Webbased Training einbinden. Größere Editoren bieten umfangreiche Vorlagen für die Kurserstellung, wie z.B. Bildergalerien, Slider, Animationen, Clickable Maps sowie für die Erstellung von Quiz an. Damit kann auch eine Rechteverwaltung verknüpft sein, mit der z.B. der Grafiker die Bilder austauschen kann, während gleichzeitig der Kursautor neue Texte schreibt.

Benutzbarkeit

Wenn Ihr Unternehmen plant, zu einem späteren Zeitpunkt selbst die Kurserstellung zu übernehmen, sollten Sie sich vorab über die Komplexität der Bedienung informieren. Gibt es ein Handbuch oder Schulungsmöglichkeiten?

[Frage 4] Mit welchen Kosten ist zu rechnen?

Kosten entstehen für die Lernplattform und dann für die Kurserstellung. Auf dem E-Learning-Markt werden verschiedene Einsatzszenarien und Geschäftsmodelle für die Lernplattform angeboten.

Kaufen oder mieten

Eine der wichtigsten Entscheidungen ist, ob sie die Lernlösung kaufen oder mieten möchten:

• Sie möchten das Lernmanagement-System in Ihrem Unternehmen selbst betreiben? Ihre IT-Abteilung kümmert sich um das Hosting, die Einrichtung des Servers und die Pflege des Programms? Sie erwerben dann die Lizenz für eine Software. Dafür werden einmalige oder monatliche Kosten fällig.
• Ihre IT-Abteilung hat genug zu tun? Hier können Sie die Möglichkeit des Software as as Service (SaaS) nutzen: Die Lernplattform wird auf einem Server des Anbieters eingerichtet. Sie erhalten die Zugangsdaten und rufen das Programm über einen Browser ab. Dafür zahlen Sie eine Miete, die das Hosting und die Lizenzgebühren für die Software umfasst.

Häufig werden für die Ersteinrichtung einmalige Kosten z.B. für Anpassung des Designs fällig.

Baukastensystem oder komplett

Viele Lernmanagementsysteme haben einen großen Funktionsumfang, der jedoch nicht immer komplett gebraucht wird. Für die Nutzbarkeit einer Plattform empfiehlt es sich, die Funktionen auf das Nötigste zu beschränken, um die Nutzer nicht zu sehr zu verwirren.

Auch bei den Kosten kann der Funktionsumfang eine Rolle spielen. Einige Anbieter stellen Komplettlösungen bereit, andere bieten ein Baukastensystem, aus dem man sich die benötigten Funktionen auswählt. Ein Kernsystem mit niedrigen Kosten und zubuchbaren Bausteinen kann am Anfang sehr interessant sein, hier sollte man jedoch einen längeren Nutzungszeitraum im Auge haben, denn das Nachbuchen von zusätzlichen Funktionen verursacht zusätzliche Kosten.

Aktive und passive Nutzer oder Redakteure

Ein wichtiges Element der Preisgestaltung kann die Zahl der Nutzer oder Redakteure sein. Nutzer sind zunächst einmal alle, die auf der Lernplattform angemeldet sind. Hier wird zum Teil auch zwischen aktiven und passiven Nutzern entschieden. Aktive Nutzer arbeiten tatsächlich in den Online-Kursen, passive Nutzer sind die berühmten “Karteileichen”. Manche Anbieter gestalten den Preis nach der Zahl der Redakteure oder Editoren, also der Personen, die Inhalte erstellen oder pflegen dürfen.

Schulung

Beim Betrieb einer Lernplattform fallen Administrationsaufgaben an, z.B. müssen neue Kurse eingerichtet werden, neue Nutzer eingerichtet und alte gelöscht werden. Hierfür muss Personal ausreichend geschult werden. Das Gleiche gilt für Kurserstellung und -pflege, denn Kursinhalte sollten immer auf dem aktuellsten Stand sein.

[Frage 5] Welche spezielle Anforderungen gibt es?

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Erwartungen an ein Lernmanagementsystem. Ein großer Aspekt ist Sicherheit. Es ist wichtig zu wissen, was mit den Daten von z.B. Mitarbeitern oder Kunden passiert, die die Lernplattform nutzen. Wie steht es um den Datenschutz? Liegen die Daten auf Rechenzentren in Deutschland? Beim Einsatz von E-Learning empfiehlt sich auch die frühe Abstimmung mit dem Betriebsrat.

Schnittstellen zur IT

Überprüfen Sie, ob es Schnittstellen zu anderen Software-Lösungen in Ihrem Unternehmen geben soll, wie z.B. der Adressdatenbank zur Mitarbeiterverwaltung, zum Kompetenzmanagement der Personalabteilung oder zur Produktdatenbank des Vertriebs.

Achten Sie beim zukünftigen Anbieter auf einen guten technischen Service und sprechen Sie über die Vorerfahrungen des Anbieters mit anderen Unternehmen.

Shoplösungen

Weitere, vorteilhafte Funktionalitäten eines Lernmanagementsystems sind ein Buchungs- und Bezahlsystem, die Integration von Live-Konferenzen sowie Mehrsprachigkeit. Auch hier ist es besser, sich vor der Produktwahl sich die Anforderungen bewusst zu machen. Überlegen Sie sich Einsatzszenarios, die für Ihr Unternehmen in Frage kommen.

Zukunftsfähigkeit

Aber nicht nur diese Aspekte gehören zu einer zukunftsweisenden Lernlösung. Immer mehr Unternehmen setzen auf langfristige E-Learning-Systeme, die sich meist durch viele Schnittstellen und eine offene Architektur auszeichnen. Sollten Sie planen, auch selbst Kursmodule zu erstellen, ist es sinnvoll zu prüfen, ob es Schulungen für Mitarbeiter Ihres Unternehmens gibt. Wenn Sie ein zukunftsweisende Plattform suchen, sollten Sie schauen, wie lange die Lernlösungen bisher erprobt wurden. Gibt es vielleicht eine große Community, die sich austauscht? Wird die Lernlösung langfristig bestehen? Und auch hier stellt sich dann die Frage nach Open Source- oder geschlossener Lösung. Wer finanziert beispielsweise die Weiterentwicklung des Lernmanagementsystems? Ist zu einem späteren Zeitpunkt auch der Wechsel zu einer anderen Lösung möglich? Diese Fragen sollten vorab geklärt werden, damit nachher keine bösen Überraschungen auftreten.