Was möglich wird, wenn die Rollen einer Wissenscommunity klar definiert und mit Verantwortung gefüllt werden
Stellen Sie sich einmal vor: Was wäre,…
… wenn nicht nur eine kleine Gruppe engagierter Kollegen Wissen je nach Lust und Zeit weiterträgt, sondern klar benannte Rollen dafür sorgen, dass das Management der Wissenscommunity und damit auch die Weitergabe von Wissen professionell organisiert ist?
… wenn es in jedem Fachbereich, in jedem Team eine Person gäbe, die die vorhandenen Wissensträger und den konkreten Wissensbedarf identifiziert – und dieses Wissen strukturiert an den Community-Manager weitergibt? Und wenn dieser es wiederum mit den Zielen des Unternehmens, den aktuellen Herausforderungen im Fachbereich und den neuesten Erkenntnissen aus bereichsübergreifenden Projekten in Einklang bringt?
… wenn Wissensträger in einem strukturierten Rahmen und mit etablierten Redaktionsprozessen die Möglichkeit bekommen, sich ganz auf die Vermittlung ihres Wissens konzentrieren zu können? Und Live-Formate sowie Vor-Ort-Events professionell moderiert werden, das „Rohwissen“ der Experten mediendidaktisch aufbereitet und gezielt zugänglich gemacht wird?
Dann wird aus vielen individuellen, punktuellen Wissensinseln eine unternehmensweite Wissenslandschaft – und aus Wissenstransfer ein selbstverständlicher Bestandteil des Arbeitsalltags.
Dieser Artikel ist der vierte Teil unserer Artikel-Serie rund um das Thema „Wissens-Community-Management – die Kunst, eine nachhaltig wirksame Wissenstransferlandschaft aufzubauen und zu managen.“
Diesmal geht es um die Rollen einer Wissenscommunity – welche Funktionen sie übernehmen und wie Sie diese Rollen beim Aufbau und dem Management einer Wissenscommunity besetzen.
Also: Wer sitzt alles im Wissenstransfer Bus?
Diese Rollen braucht eine funktionierende Wissenscommunity
Eine Wissenscommunity lebt nicht von Einzelkämpfern, sondern vom Zusammenspiel eines ganzen Teams – einem bereichs- und themenübergreifenden Wissensteam.
Die fünf Rollen einer Wissenscommunity im Überblick:
- Der Community Manager ist verantwortlich für das ganzheitliche Management aller Aktivitäten innerhalb der Community – von der strategischen Ausrichtung bis zur kontinuierlichen Messung der vereinbarten Ziele. Er leitet das Wissensteam und steht im engen Austausch mit allen relevanten Stakeholdern, wie Geschäftsführung, Betriebsrat oder interner Kommunikation. Kurz gesagt: Er sitzt am Steuer des Wissenstransfer-Busses.
- Wissenslotsen verantworten innerhalb der Community bestimmte Wissensgebiete – zum Beispiel Digital Workplace, Change Management oder Projektmanagement. Sie sind zentrale Ansprechpartner für alle Fragen rund um ihr Themenfeld – sowohl für den Community Manager als auch für Kollegen, die Beiträge, Veranstaltungen oder andere Inhalte im jeweiligen Wissensgebiet vorbereiten möchten.
- Wissensträger sind ausgewiesene Fachexperten – intern oder extern. Mit Unterstützung der Wissenslotsen und des Community Managers teilen sie ihr Wissen in ausgewählten Formaten: etwa in Veranstaltungen, Blogbeiträgen oder anderen Lernformaten.
- Wissenssponsoren bilden das Bindeglied zur hierarchischen Struktur des Unternehmens. Sie sorgen für Rückhalt auf Führungsebene und stellen sicher, dass die Community strategisch angebunden ist und wirkungsvoll agieren kann.
- Und nicht zu vergessen: die Wissensempfänger – also alle Kollegen, die die bereitgestellten Wissensformate in der Community tagtäglich nutzen, Feedback geben, Fragen stellen und ihren Wissensbedarf weitertragen.
Im Idealfall entsteht so ein Kreislauf bzw. eine Busfahrt, in deren Verlauf das Wissen systematisch gesammelt, aufbereitet und weitergegeben wird – abgestimmt auf echte Bedarfe.
Die Rollen greifen dabei wie Zahnräder ineinander: Wer etwas teilt, tut das nicht ins Leere – sondern mit dem Wissen, dass es aufgegriffen, weiterverwendet und geschätzt wird.
Jeder im Unternehmen hat also ein Ticket zur Teilnahme bzw. Mitfahrt im Wissenstransfer-Bus.
Beispiel:
Ein Wissensträger bringt ein Thema ein → Der Wissenslotse aktiviert die Community dazu → Der Community Manager bereitet die Inhalte auf, dokumentiert sie und plant das Format → Das Community-Mitglied nutzt, kommentiert, teilt und gibt Rückmeldung → Der Wissenssponsor gibt Sichtbarkeit und Rückhalt.
Wie Sie diese Strukturen von Anfang an richtig aufsetzen und die passenden Rahmenbedingungen schaffen, erfahren Sie in unserem Artikel: „Wissenscommunity nachhaltig aufbauen – So gehen Sie vor!”
Sie möchten die Rollen einer Wissenscommunity näher kennenlernen und Ihre Fragen loswerden?
Dann melden Sie sich bei uns – wir helfen gerne weiter!
Die Rollen einer Wissenscommunity im Detail
Wissensempfänger / Community-Mitglied
Diese Rolle hat jeder. Denn ausnahmslos alle Personen im Unternehmen sind in irgendeinem Thema, zu irgendeinem Zeitpunkt auch Empfänger von Wissen.
Ob Top-Management oder neue Mitarbeitende, ob Betriebsrat oder Personalentwickler: Alle sind – bereichs- und hierarchieübergreifend – Mitglieder der Wissenscommunity und damit der unternehmensweiten Wissenstransferlandschaft.
Wissensempfänger konsumieren das Wissen, das strukturiert zur Verfügung gestellt wird: Sie lesen Artikel, besuchen Veranstaltungen und nutzen bereitgestellte Inhalte. Ideal ist es, wenn sie darüber hinaus auch Rückmeldung geben – etwa durch Likes, Kommentare oder konkrete Impulse. So zeigen sie Wertschätzung gegenüber den Wissensgebern und werden zu aktiven Mitgliedern der Community.
Besonders wirkungsvoll ist es, wenn auch Führungskräfte, Mitglieder des Top-Managements oder der Betriebsrat sichtbare, positive Zeichen setzen – und damit ein klares Signal für gelebten Wissenstransfer senden.
Wissensträger / Fachexperte
Wissensträger sind interne oder externe Fachexperten, die über fundiertes Erfahrungswissen zu bestimmten Fähigkeiten, Methoden oder Systemen verfügen – und dieses Wissen im Rahmen der Wissenscommunity weitergeben.
Damit das gelingt, brauchen Wissensträger gezielte Unterstützung: Sie sollten in die Lage versetzt werden, ihr Know-how in geeignete Formate zu überführen – etwa in Blogartikel, Podcasts, Videoaufzeichnungen oder Beiträge für analoge und digitale Sessions. Darüber hinaus übernehmen sie die Verantwortung für die finale Auswahl und Qualitätssicherung externer Inhalte, die Kollegen zu ihrem Fachthema zur Verfügung gestellt werden.
Zwei Dinge sind dabei entscheidend:
- Die internen wie externen Wissensträger sollten klar identifiziert sein.
- Die Wissensweitergabe soll bei internen Wissensträgern als fester Bestandteil ihrer Rolle definiert sein – inklusive der Festlegung des zeitlichen Umfangs, der dafür monatlich zur Verfügung steht.
Idealerweise erhalten Wissensträger gezielte mediendidaktische Unterstützung bei der Entwicklung von Inhalten und Formaten. Denn oft fehlt ihnen entweder die Zeit – oder auch schlicht die Lust –, einen ganzen Artikel zu schreiben oder Präsentationsunterlagen für eine Veranstaltung final auszuarbeiten. Diese Aufgaben können vom Wissenslotsen, dem Community Manager oder durch Learning Professionals wie das Team von Infoport übernommen werden.
Zusätzlich helfen gezielte Weiterbildungsangebote – etwa zu Blogwriting oder Präsentationstechniken – dabei, Wissen besser aufzubereiten und wirkungsvoll weiterzugeben.
Wir helfen Ihren Wissensträgern dabei, ihr Know-how verständlich, strukturiert und ansprechend aufzubereiten.
Hier geht’s zum kostenlosen Erstgespräch!
Wissenssponsor / Connector
Diese Rolle verankert die Community auf strategischer Ebene.
Ein Wissenssponsor ist idealerweise eine anerkannte Fachkraft im jeweiligen Themengebiet und/oder auf Führungsebene positioniert. Er unterstützt die Wissenscommunity aktiv und sichtbar, indem er einen bestimmten Wissensbereich oder ein Thema gezielt fördert.
Als verbindendes Element schafft er Schnittstellen – zwischen der Community und anderen Communities sowie zum Leadership-Team. Dabei sorgt er für die strategische Anbindung: an die Unternehmensstrategie, an laufende Initiativen sowie an die operativen Jahresziele. So tragen die Aktivitäten der Wissenscommunity konkret zur Zielerreichung des Unternehmens bei.
Für diese Rolle sollten im Durchschnitt 3–4 Stunden pro Monat eingeplant werden.
Wissenslotse / Knowledge Area Facilitator
Wissenslotsen übernehmen Verantwortung für ein konkretes Themengebiet innerhalb der Community.
Sie sollten mit dem Thema vertraut sein, müssen jedoch keine ausgewiesenen Fachexperten sein. Ihre Aufgabe ist es, das jeweilige Wissensgebiet aktiv zu managen: Sie koordinieren interne und externe Fachexperten, achten auf die Einhaltung vereinbarter Prozesse zur Erstellung und Umsetzung von themenspezifischen Wissensinhalten, liefern neue Impulse an das Community-Management zum Wissensgebiet und übernehmen die Verantwortung für redaktionelle Abläufe – etwa das Einstellen, Pflegen und Aktualisieren von Inhalten.
Für diese Rolle sollten monatlich etwa 8–10 Stunden eingeplant werden.
Wissenslotsen sind typischerweise aktive Netzwerker mit hoher Kommunikationsfreude – bereit, Verantwortung zu übernehmen und erste Führungserfahrung zu sammeln.
Zur Unterstützung ihrer Rolle erhalten sie spezifische Upskilling-Angebote, etwa zu Moderation, Kommunikation oder redaktionellen Prozessen.
Wissenscommunity Manager / Main Curator
Diese Rolle hält alle Fäden der Wissenscommunity zusammen.
Der Community Manager ist verantwortlich für die Pflege und Betreuung der digitalen Heimat der Community wie Teams-Kanäle, SharePoint, das Social Intranet und weitere Kommunikationsräume. Er koordiniert den jährlichen Redaktionsplan inkl. Ressourcenplanung, sorgt dafür, dass verfügbare Wissensinhalte, wie Wissensimpulse in Sessions weiterverarbeitet und damit in andere Lerndesigns integriert werden.
Zudem verantwortet er die kontinuierliche Leistungsmessung sowie den gesamten Veranstaltungs- und Kommunikationsplan – von der Planung über die Moderation bis zur Nachbereitung einzelner Formate.
Er leitet das Wissensteam, das sich aus allen Wissenslotsen und Wissensträgern zusammensetzt: Er initiiert Veranstaltungen wie beispielsweise Social-Media-Schulungen oder Präsentationstrainings, sorgt für die Qualitätssicherung der entwickelten Wissensformate, erstellt Intranetbeiträge, News und informiert regelmäßig wichtige Stakeholder.
Die Hauptaufgabe dieser Rolle liegt im aktiven Management der Wissensgemeinschaft. Der Community Manager agiert mit hoher Sichtbarkeit im Unternehmen, ist stark vernetzt und bietet damit eine ideale Möglichkeit für persönliches Wachstum – ein echter Upskilling-Turbo für zukünftige Führungskräfte.
Diese Rolle kann sowohl intern als auch extern besetzt werden – mit gezieltem Upskilling und klarer Positionierung im Unternehmen.
Artikel Empfehlung:
Unser Artikel „Wissenstransfer richtig angehen – damit wertvolle Expertise im Unternehmen bleibt” bietet Ihnen einen klaren Einstieg ins Thema und zeigt, wie Wissensaustausch zum festen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur wird.
So gelingt die Besetzung in der Praxis
Rollen zu definieren ist das eine – sie gut zu besetzen, das andere.
Damit die Wissenscommunity langfristig funktioniert, braucht es keine aufwändigen Prozesse, sondern vor allem Klarheit, Kommunikation und Augenmaß.
Die Basis für jede funktionierende Wissenscommunity
Transparenz schafft Verbindlichkeit – und Klarheit:
Bereits im Planungsstadium der Community sollte deutlich sein, welche Aufgaben anfallen und wie viele Personen bzw. Rollen benötigt werden, um diese zuverlässig zu erfüllen.
Wenn das Unternehmen – insbesondere das Management – nicht bereit ist, die dafür notwendigen Ressourcen bereitzustellen oder den Mitarbeitenden langfristig die erforderliche Zeit einzuräumen, fehlt die Grundlage für nachhaltigen Wissenstransfer.
In diesem Fall raten wir vom Aufbau einer Wissenscommunity Abstand zu nehmen, da kein nachhaltiger Erfolg erreicht werden kann.
Führungskraft sorgt für Verbindlichkeit und Freiraum
Viele Mitarbeitende zögern, wenn sie das Gefühl haben, eine zusätzliche Aufgabe „on top“ übernehmen zu müssen.
Deshalb ist eines entscheidend: Die Führungskraft trägt die Verantwortung dafür, dass Mitarbeitende, die eine Rolle in der Wissenscommunity übernehmen, auch die nötige Zeit dafür erhalten. Sie macht deutlich, dass das Engagement in der Wissenscommunity kein “Hobby”, sondern ein fester, strategisch wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit ist.
Mitarbeitende befähigen – nicht überfordern
Nicht jeder Fachexperte fühlt sich wohl damit, vor Kollegen einen Wissensimpuls zu geben, Blogartikel zu schreiben oder Videos aufzunehmen.
Genau hier sind der Wissenslotse und vor allem der Community Manager gefragt: Sie schaffen einen Einstieg, der das Teilen von Wissen so einfach und barrierefrei wie möglich macht. Mit einem klaren Rahmen, individueller Begleitung und gezieltem Upskilling wird es für Wissensträger deutlich leichter, ihr Know-how weiterzugeben.
Motivation durch Sichtbarkeit und Anerkennung
Rollen, die Wirkung zeigen, dürfen auch gesehen werden.
Oft braucht es dafür nicht viel: ein Dankeschön im Teammeeting, eine namentliche Erwähnung im internen Newsletter oder die Einladung zu einem strategischen Austauschformat. Sichtbarkeit motiviert – und macht deutlich: Wissen zu teilen lohnt sich.
Rollen flexibel testen und weiterentwickeln
Nicht jede Rolle muss direkt auf Dauer angelegt sein.
In Pilotprojekten können einzelne Rollen erprobt und bei Bedarf angepasst werden – je nach Ressourcen, Teamstruktur und Thema. So entsteht mit der Zeit ein System, das zur eigenen Organisation passt und sich weiterentwickeln darf.
Tipp:
Starten Sie schlank – mit klar benannten Verantwortlichkeiten, guter Begleitung und regelmäßigem Austausch. Denn viel wichtiger als Perfektion ist, dass Verantwortung spürbar wird – und die Community ins Handeln kommt.
Artikel Empfehlung:
Im 3. Artikel dieser Serie „Wissensmanagement im Alltag – So wirkt Ihre Community in der Praxis” zeigen wir, wie Ihre Wissenscommunity im Alltag wirklich wirksam wird – mit passenden Formaten, integrierten Tools, klaren Rollen und einer Umgebung, in der Lernen und Wissensaustausch ganz selbstverständlich dazugehören.
Fazit
Ohne klar benannte Rollen bleibt Community-Arbeit selten nachhaltig.
Denn: Wer sich zuständig fühlt, wertgeschätzt wird und die notwendige Zeit dafür erhält, übernimmt Verantwortung. Und genau das macht den Unterschied zwischen informellem Austausch und einer nachhaltig funktionierenden Wissenstransferlanschaft.
Die Rollen einer Wissenscommunity …
- geben Struktur und Klarheit,
- fördern Beteiligung und Engagement,
- sichern die Weitergabe von Wissen über Zeit, Teams und Hierarchien hinweg,
- machen Verantwortung sichtbar – und damit übertragbar.
Sie möchten klare Rollen und Zuständigkeiten in Ihrer Wissenscommunity schaffen – sind sich aber unsicher, wie Sie den ersten Schritt gehen sollen?
Wir unterstützen Sie dabei, eine tragfähige Struktur aufzubauen, die zu Ihrer Organisation passt.
Hier geht’s zum kostenlosen Erstgespräch!
Offene Fragen?
Eine funktionierende Wissenscommunity basiert auf klar verteilten Rollen. Dazu gehören u. a. Community Manager, Wissenslotsen, Wissenssponsoren, Wissensträger und Wissensempfänger.
Jede Rolle hat spezifische Aufgaben – von der Koordination über die strategische Verankerung bis hin zur aktiven Weitergabe von Wissen. So entsteht Struktur, Verbindlichkeit und eine lebendige Wissenskultur.
Der Community Manager ist die zentrale Anlaufstelle der Wissenscommunity: Er hält alle Fäden zusammen, koordiniert Inhalte, moderiert Austauschformate und sorgt dafür, dass Wissen strukturiert dokumentiert und weitergegeben wird.
Der Community Manager begleitet die Community strategisch wie operativ – in enger Abstimmung mit den anderen Rollen.
Nein – die Rollen einer Wissenscommunity bauen auf bestehenden Strukturen auf. Es geht nicht darum, neue Stellen zu schaffen, sondern klare Verantwortlichkeiten innerhalb des vorhandenen Teams zu definieren.
So wird Wissen gezielt weitergegeben und Wissensdokumentation wird Teil des Alltags – ohne zusätzlichen Ressourcenaufwand.
Indem Rollen frühzeitig benannt, verständlich erklärt und mit konkreten Aufgaben verknüpft werden.
Wichtig ist, Mitarbeitende gezielt zu befähigen – etwa durch kleine Pilotprojekte, sichtbare Erfolgserlebnisse und kollegiale Unterstützung. So wächst Verantwortung Schritt für Schritt im Alltag, ohne zu überfordern – und die Wissenscommunity entwickelt sich organisch aus dem Team heraus.
In solchen Fällen hilft ein offenes Gespräch: Wurden die Aufgaben klar genug kommuniziert? Gibt es Hürden im Alltag oder fehlt es an Zeit und Unterstützung?
Oft lassen sich mit kleinen Anpassungen – z. B. durch gezieltes Coaching oder eine klarere Abgrenzung – neue Impulse setzen.
Wichtig ist, Rollen regelmäßig zu reflektieren und bei Bedarf flexibel neu zuzuordnen.
Sie haben noch eine offene Frage? Dann schicken Sie uns einfach eine E-Mail und wir helfen Ihnen gerne weiter.
