Wissensmanagement im Alltag – So wirkt Ihre Community in der Praxis

Was möglich wird, wenn Wissensmanagement gelebte Praxis ist

Stellen Sie sich einmal vor: Was wäre,… 

… wenn neue Kollegen nicht mehr mit unzähligen Rückfragen starten müssten, sondern direkt Zugriff auf eine praxisnahe Sammlung aus Erfahrungswissen, Tutorials und Vorlagen hätten – aufbereitet von denjenigen, die den Job tatsächlich machen?

… wenn nicht mehr nur „die Üblichen“ in Meetings ihr Wissen teilen, sondern Mitarbeitende auf allen Ebenen regelmäßig ihre Tipps, Tools und Erkenntnisse einbringen – einfach, weil sie sehen, dass es wertgeschätzt wird?

… wenn Formate wie Learn&Share Sessions oder Deep Dives ganz selbstverständlich im Kalender stehen – und von allen, egal ob Führungskraft oder Mitarbeiter, genutzt werden, weil sie echten Mehrwert für den Arbeitsalltag liefern?

Dann ist Wissensmanagement keine abstrakte Strategie mehr, sondern fester Bestandteil Ihres Arbeitsalltags. Getragen vom gesamten Unternehmen, passenden Tools – und einer Wissenscommunity, die lebt und wirkt.

Dieser Artikel ist der dritte Teil unserer Artikel-Serie rund um das Thema „Wissens-Community-Management – die Kunst, eine nachhaltig wirksame Wissenstransferlandschaft aufzubauen und zu managen.“

Im letzten Artikel ging es um die Planung – heute geht es um die Umsetzung: Wir zeigen, wie Ihre Wissenscommunity im Alltag wirklich wirksam wird – mit passenden Formaten, integrierten Tools, klaren Rollen und einer Umgebung, in der Lernen und Wissensaustausch ganz selbstverständlich dazugehören.

Sie haben Artikel 2 noch nicht gelesen? Dann lohnt sich ein Blick in: „Wissenscommunity nachhaltig aufbauen – So gehen Sie vor!”, – für den vollen Kontext und maximalen Mehrwert aus diesem Beitrag.

Wie eine Wissenscommunity auf Fachbereichs-Ebene integriert sein sollte

Wissenscommunities leben vom Alltag. Sie funktionieren am besten, wenn sie dort ansetzen, wo tatsächlich gearbeitet wird – nicht in einer separaten Lernwelt, sondern mitten im Geschehen.

Damit das gelingt und Wissensmanagement wirklich im Alltag ankommt, hat es sich in der Praxis bewährt, auf die technologische Infrastruktur zurückzugreifen, die ohnehin bereits genutzt wird. Für den Wissenstransfer unter Kollegen braucht es keine zusätzlichen Tools oder Systeme – sondern einfache, vertraute Lösungen.

Was eine funktionierende Wissenscommunity ausmacht

• Zentraler Einstiegspunkt / One-Stop-Shop: Ein zentraler Einstieg hilft dabei, alle Aktivitäten, Formate und Informationen rund um die Wissenscommunity sichtbar und leicht zugänglich zu machen. Ein möglicher Ansatz ist ein „One-Stop-Shop“ – zum Beispiel als eigener Bereich im Intranet, der als Informationsdrehscheibe dient. Dort lassen sich Verlinkungen zum Teams-Kanal, Blogbeiträge, Video-Messages sowie Hinweise zu analogen und digitalen Events übersichtlich bündeln – als klarer Orientierungspunkt für alle, die sich informieren oder einbringen möchten.

• Meta-Story: Etablierung eines übergreifenden Kommunikationskonzepts: Ein einheitliches Kommunikationskonzept hilft dabei, die verschiedenen Formate, Inhalte und Kanäle rund um die Wissenscommunity miteinander zu verknüpfen. Bewährt hat sich dafür die Arbeit mit einer leicht verständlichen Meta-Story – ergänzt durch ein passendes Visualisierungskonzept, das als roter Faden durch alle Kommunikationsmaßnahmen führt. So entsteht ein verbindendes Element, das unterschiedliche Formate unter einem gemeinsamen Dach zusammenführt – vom Blogbeitrag über Videos bis hin zu Präsenzveranstaltungen oder digitalen Lernformaten. Das in unserer Artikelreihe verwendete Visualisierungskonzept „Stadt“ kann bei Interesse unternehmensspezifisch angepasst und genutzt werden. Hier eine Anfrage schicken

• Transparente Informations- und Wissensbereitstellung über alle Ebenen hinweg: Ein zentraler Erfolgsfaktor im Wissensmanagement ist die strukturierte und zielgruppengerechte Bereitstellung von Informationen – über Fachbereiche und Hierarchieebenen hinweg. In der Praxis bietet sich die Nutzung von Plattformen wie Microsoft Teams an: Ein Hauptkanal sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden – einschließlich der Führungskräfte – gleichzeitig Zugang zu den wichtigsten Informationen erhalten. Für zusätzliche Inhalte, die speziell auf bestimmte Zielgruppen zugeschnitten sind, lassen sich geschlossene Unterkanäle einrichten – etwa für Führungskräfte, die dort gezielt Informationen zu Maßnahmen, Formaten oder geplanten Events erhalten. Ergänzend können eigene Newsletter genutzt werden, um aktuelle Themen noch gezielter zu adressieren. Die kanalübergreifende Administration innerhalb eines Teams ermöglicht eine zentrale und effiziente Kommunikation sowie eine redaktionelle Betreuung mit klarer Steuerung. So wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden gut informiert sind – und zugleich eine vertiefte Wissensbereitstellung für spezifische Rollen und Funktionen möglich bleibt.

• Langfristiger Kommunikations- und Maßnahmenplan mit vielfältigen Formaten: Damit eine Wissenscommunity langfristig lebt und wirkt, braucht es einen gut durchdachten Kommunikations- und Maßnahmenplan – idealerweise über einen Zeitraum von mindestens 12 Monaten. Im Zentrum steht ein strukturierter Redaktionsplan, der verschiedene Zielgruppen anspricht, eine breite Formatvielfalt nutzt und Mitarbeitende wie Führungskräfte aktiv einbindet. Einige Beispiele von möglichen Formaten:
• Kurze Wissensimpulse im Teams-Kanal – täglich oder wöchentlich (mind. 1x/Woche)
• Community-Bereich im Intranet mit Blogartikeln, Eventankündigungen und aktuellen Inhalten
• Regelmäßiger Newsletter – auf Wunsch auch zielgruppenspezifisch (z. B. für Führungskräfte oder Teamleitungen)
• Monatliche Learn&Share Formate (digital, 30–45 Minuten): offener Austausch zu Best Practices, Lessons Learned und aktuellen Themen
• Vierteljährliches Wissens-Camp (60 Minuten, digital): Wissensimpulse von internen oder externen Expert:innen, mit Reflexion & Q&A
• Video-Messages oder Experteninterviews, z. B. aus dem Wissens-Camp, abrufbar im Community-Channel auf MS Teams
• Themenschwerpunkte pro Quartal, um bestehende Formate sichtbar zu machen und Inhalte gezielt zu bündeln

Ein solch langfristiger Plan sorgt nicht nur für Kontinuität, sondern auch für Klarheit: Mitarbeitende wissen, wann und wo relevante Inhalte zu erwarten sind – und erleben Wissensmanagement als festen Bestandteil des Arbeitsalltags.

Artikel Empfehlung:
Unser Artikel „Wissenstransfer richtig angehen – damit wertvolle Expertise im Unternehmen bleibt” bietet Ihnen einen klaren Einstieg ins Thema und zeigt, wie Wissensaustausch zum festen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur wird.

Bewährte Live-Formate (analog oder digital) für den regelmäßigen Wissenstransfer

Wissen ist dann am wirkungsvollsten, wenn es in strukturierter Form geteilt und weiterentwickelt wird. Dafür eignen sich verschiedene Formate – sowohl digital als auch analog. Drei davon haben sich in der Praxis als besonders wirkungsvoll erwiesen:

• Knowledge Camps: Diese 60- bis 90-minütigen Veranstaltungen bieten Raum für den Austausch von bereichsspezifischem und bereichsübergreifendem Erfahrungswissen. Vorgestellt werden aktuelle Projekte, Lessons Learned und Best Practices – direkt von den jeweiligen Wissensträgern. Die Knowledge Camps finden zwei- bis viermal im Jahr statt. Eingeladen ist der gesamte Fachbereich – mit besonderem Fokus auf die Führungskräfte.

• Learn&Share Sessions: Diese interaktiven Formate dauern in der Regel zwischen 45 und 75 Minuten und richten sich an kleine Gruppen von maximal 10 Teilnehmenden. Ein Wissensträger – unterstützt durch eine Moderation – beantwortet konkrete Fragen aus dem Kollegenkreis oder arbeitet gemeinsam mit der Gruppe an einer spezifischen Fragestellung. Je nach Bedarf können mehrere Sessions pro Monat zu unterschiedlichen Themen angeboten werden. Die bewusst gewählte Kleingruppengröße sorgt für intensive Gespräche, gezielten Austausch – und optimalen Wissenstransfer.

• Deep Dives: In diesen 45- bis 75-minütigen Sessions geben interne oder externe Experten gezielt einen vertieften Wissensimpuls zu einem ausgewählten Thema. Ein Moderator begleitet die Session, sammelt Fragen aus dem Plenum und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Deep Dives sind offen für eine größere Teilnehmendenzahl und eignen sich besonders gut, um übergreifende Themen sichtbar zu machen oder neue Impulse ins Unternehmen zu tragen. Am Ende bleibt Zeit für ausgewählte Fragen aus dem Publikum – für den intensiven Austausch im kleineren Rahmen bieten sich ergänzend die Learn&Share Sessions an.

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Wissensmanagement im Alltag verankern – Welche Infrastruktur passt dazu?

Wissensmanagement funktioniert am besten dort, wo auch gearbeitet wird – und das gilt für digitale wie analoge Umgebungen gleichermaßen. Deshalb lohnt es sich, zunächst bestehende Strukturen zu nutzen – anstatt neue Plattformen oder Tools einzuführen, die Mitarbeitende erst kennenlernen müssen. 

So fließt Lernen und Wissen teilen ganz selbstverständlich in den Arbeitsalltag ein – ohne Technikfrust und ohne zusätzlichen Aufwand.

Unser Tipp lautet also: Nutzen Sie das, was schon da ist.

Die folgenden beiden Tools haben sich in der Praxis vielfach als hilfreich erwiesen – nicht, weil sie besonders neu oder komplex sind, sondern weil sie bereits in vielen Unternehmen über Microsoft 365 im Einsatz sind: Teams und OneNote.

Denn guter Wissenstransfer hängt nicht vom Tool ab – sondern von den Menschen.

• Microsoft Teams inkl. diverser Unterkanäle: Alle Mitarbeitenden, für die die Wissenscommunity relevant ist, erhalten automatisch Zugriff auf den entsprechenden Teams-Kanal. Je nach Zielgruppe können sie zusätzlich in spezifische, teilweise geschlossene Unterkanäle eingebunden werden – zum Beispiel für Führungskräfte oder Fachkräfte für Arbeitssicherheit. Der Teams-Kanal dient als virtueller Treffpunkt rund um das Thema. Hier finden sich strukturierte Informationen, Wissensinhalte, Hinweise auf digitale Veranstaltungen sowie Einladungen zu analogen Formaten. Über den Hauptchat können alle Mitglieder Fragen stellen, Informationen teilen oder in Kontakt treten – sichtbar für alle, offen für den Austausch. Die zentrale Administration innerhalb eines Teams ermöglicht eine fokussierte, redaktionell betreute Kommunikation – über alle Hierarchieebenen hinweg. Gleichzeitig lässt sich über die Unterkanäle eine gezielte Wissensbereitstellung für bestimmte Zielgruppen, wie etwa Führungskräfte, sicherstellen.

• OneNote / SharePoint: Im Teams-Kanal ist ein speziell eingerichtetes OneNote-Notizbuch verankert – das zentrale „Wissensbuch“ der Community. Darin finden sich strukturierte Inhalte, hilfreiche Verlinkungen zu internen Ressourcen sowie thematische Sammlungen, die fortlaufend erweitert werden. Alle Mitglieder der Community können eigene Links oder Materialien einfügen, die sie als nützlich empfinden – und so aktiv zum gemeinsamen Wissensaufbau beitragen. Auch Wissensträger können hier auf einfache Weise neue Erkenntnisse oder Empfehlungen bereitstellen. Der Community Manager prüft die Inhalte im OneNote regelmäßig gemeinsam mit den verantwortlichen Wissensträgern – mit Blick auf Aktualität und Relevanz. So bleibt das Wissensbuch lebendig, gepflegt und praxisnah.

Fazit

Wirkungsvolles Wissensmanagement entsteht nicht auf dem Papier – sondern dort, wo Menschen täglich arbeiten, lernen und ihr Wissen weitergeben.

Eine Wissenscommunity, die fest im Arbeitsalltag verankert ist, schafft genau diesen Raum: für Austausch, für kontinuierliches Lernen und für die Weitergabe von Erfahrungswissen – in Formaten, die zu den Teams und ihren Aufgaben passen.

Wichtig ist: anfangen, ausprobieren, dranbleiben – am besten mit einem Partner an Ihrer Seite, der Sie Schritt für Schritt begleitet.

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